La FMEA è probabilmente lo strumento più redditizio del sistema qualità: ogni difetto previsto lì costa dieci o cento volte meno che trovarlo in linea o dal cliente. Ed è anche lo strumento che, nella maggior parte delle aziende, produce meno risultati di quanti ne potrebbe produrre.
La ragione non è la mancanza di competenza, e nemmeno la pigrizia. È che in molte aziende la FMEA ha cambiato destinatario: è nata come strumento per chi progetta e produce, ed è diventata un documento per chi verifica.
Come si riconosce una FMEA scritta per l'audit
- È stata compilata a ridosso della verifica o del lancio del prodotto, in poche sedute, spesso da una persona sola davanti a un file.
- Gli indici sono fotocopiati dalla revisione precedente o da un prodotto simile: severità, occorrenza e rilevabilità cambiano di rado, e quasi mai in seguito a un fatto accaduto.
- Le azioni sono generiche. «Aggiornare l'istruzione operativa», «sensibilizzare gli operatori», «rafforzare il controllo». Nessun responsabile, nessuna data, nessuna verifica di efficacia.
- Non contiene i difetti che avete avuto davvero. È il segnale più forte di tutti: se il vostro reclamo più costoso dell'anno non compare fra i modi di guasto, quella FMEA non sta descrivendo il vostro processo.
Formalmente sono documenti perfetti. Passano gli audit. Operativamente non cambiano niente.
Il segnale che distingue una FMEA viva
Quando in produzione succede un problema, qualcuno la apre.
È l'unico criterio che conosco che funziona sempre. Se fra una certificazione e l'audit successivo il file non viene mai aperto, non è uno strumento: è un adempimento. Se invece dopo ogni problema significativo qualcuno va a vedere se il modo di guasto era previsto e con che indice, allora la FMEA sta facendo il suo mestiere — e migliora da sola, revisione dopo revisione.
Perché succede
Le cause sono quasi sempre organizzative, non individuali. Il team multidisciplinare costa tempo a tutti, quindi si delega a una persona. La FMEA è entrata in azienda come requisito del cliente o della norma, quindi viene trattata come tale. E nessuno l'ha mai collegata ai dati che l'azienda già possiede: scarti, non conformità, reclami, ritorni dal campo.
Quest'ultimo punto è il più costoso. Una FMEA che non conosce lo storico dei difetti è un esercizio di immaginazione fatto da persone che avevano i dati veri a due porte di distanza.
Quattro cose che la rendono utile
- Un team vero, anche solo per due ore. Progettazione, processo, produzione, qualità, manutenzione. Non serve che tutti stiano lì per tutta la durata: serve che ognuno guardi le righe che riguardano il suo mestiere. È l'unico modo per far emergere i modi di guasto che una persona sola non può conoscere.
- Partire dai difetti realmente accaduti. Prima di immaginare cosa potrebbe andare storto, mettete nella tabella quello che è già andato storto: lo scarto ricorrente, il reclamo dell'anno scorso, il problema che torna. Se erano prevedibili e non erano previsti, avete appena scoperto come lavora la vostra FMEA.
- Azioni con un nome e una data. Un'azione senza responsabile è un desiderio. E dopo la data, la domanda che quasi nessuno pone: ha funzionato? Se l'indice non si è mosso, l'azione non era quella giusta.
- Riaprirla dopo ogni problema. Se il modo di guasto non c'era, si aggiunge. Se c'era e l'azione non ha funzionato, si cambia. Sono venti minuti che valgono più di una revisione annuale completa.
La FMEA e l'analisi delle cause guardano nella stessa direzione
L'analisi delle cause radice guarda indietro: un problema è successo, si scava per capire perché. La FMEA guarda avanti: il problema non è ancora successo, si prova a immaginarlo. Sono lo stesso ragionamento percorso in due sensi, e in azienda quasi sempre vivono in due mondi separati, gestiti da persone diverse, su file diversi.
Ogni volta che un'analisi delle cause si chiude, quella conclusione dovrebbe finire dentro la FMEA. È il travaso più semplice e più trascurato del sistema qualità.
Cosa fare lunedì mattina
Aprite l'ultima revisione della FMEA di processo del vostro prodotto principale e cercate il difetto che vi è costato di più nell'ultimo anno.
Se non c'è, aggiungetelo oggi. Se c'è ma con un indice basso, chiedetevi chi ha assegnato quel numero e su quale base. E se il documento non veniva aperto da mesi, avete appena fatto la cosa più utile della settimana.
Sul mestiere di far funzionare la qualità in ambienti difficili, e sul farsi ascoltare dalla direzione, ho scritto «Fare Qualità è possibile! Consigli per RQ in ambienti difficili» (2016). Lì la FMEA è indicata fra gli strumenti che servono, non spiegata nel dettaglio.
Volete sapere quanto vi costano i difetti che nessuno aveva previsto?
Abbiamo alcune date disponibili per una prima valutazione, senza costi.
Funziona così: ci raccontate il problema che volete risolvere o quello che volete migliorare, e ci mostrate i dati che avete, anche pochi. Veniamo in due, un tecnico di processo e uno di prodotto, un'ora o due, in azienda o in videochiamata.
Alla fine, vi diciamo una di queste tre cose: che c'è margine per un nostro intervento e quanto lavoro serve per misurarlo; che prima vanno raccolti i dati, e come farlo; oppure che non è il nostro campo. Anche l'ultima risposta ve la diamo subito, senza girarci intorno.
Se decidete di proseguire, siamo pagati solo a risultato: una percentuale del risparmio verificato, con la situazione di partenza e un tetto massimo concordati per iscritto prima di cominciare; oppure una cifra fissa per singolo problema risolto, con dodici mesi di garanzia — se il problema si ripresenta per la stessa causa, torniamo senza compenso aggiuntivo. Se il risparmio non c'è, non c'è compenso.
Prima di iniziare mettiamo per iscritto quante ore del vostro personale ci servono: nessuna spesa e nessun investimento senza la vostra approvazione.
Roberto Giuliani e Claudio Crovetti — Synergistic Experience
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